No trabalho de prevenção de crises, a divisão prévia dos papéis e as atribuições dos membros do time de gestão são tão importantes quanto a empresa ter um plano de contingência definido. Caso uma crise seja deflagrada, é fundamental que cada um saiba previamente quais são suas tarefas e como desempenhá-las, para acelerar a resposta da corporação diante do problema.

Algumas funções são mais claras para as empresas.Para dar apoio ao porta-voz, responsável pela transmissão dos posicionamentos no tom adequado, entra em ação a área de Comunicação, responsável também por gerenciar o fluxo de informações interna e externamente. Já as recomendações legais ficam por conta do Jurídico.

Mas nem todas as empresas se preocupam com a definição prévia de gestores técnicos treinados que possam levantar informações confiáveis. Esses apoios dentro de cada área são fundamentais para que a informação flua sem impedimentos.

Por seu conhecimento específico da área em foco e pelo acesso aos trabalhos das equipes que atuam diretamente na contenção do problema, o gestor técnico é o mais capacitado para garantir a correção da informação a ser transmitida. A Comunicação vai formatar o discurso da companhia a partir dessas informações. No caso de ocorrer uma crise envolvendo questões ambientais, por exemplo, a pessoa escolhida para apurar os fatos seria de áreas como Segurança, Saúde e Meio Ambiente.

As empresas devem mapear seus riscos potenciais, mastambém definir previamente para quem as informações devem ser enviadas, quem fica responsável pelas aprovações, quem lidera a estratégia, quem toma decisão. A divisão de tarefas faz parte da política de prevenção e traz agilidade, o que pode evitar arranhões na reputação da companhia e definir o rumo de uma crise.